Sistemas Módulo 1 Microsoft Word Guía 4

CREAR UN DOCUMENTO PRINCIPAL PARA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones específicas del documento, que se personalizan. Entre los documentos que Word puede crear con la combinación de correspondencia se incluyen etiquetas, cartas, sobres y mensajes de correo. Existen tres documentos relacionados con el proceso de combinación de correspondencia.

RUTA:

• Abra su documento de Microsoft Word.

• Elabore su documento principal (documento que servirá de modelo para enviar toda la correspondencia).

• Vaya a la cinta de opción correspondencia y busque el grupo iniciar combinación de correspondencia y seleccione la herramienta iniciar combinación de correspondencia.

• Seleccione el tipo de documento que desea combinar (Carta, sobre, etiquetas o si no domina el tema de clic en la opción: paso a paso por el asistente de combinar correspondencia).

• Seleccione el origen de datos, es decir la base de datos que contiene los datos para combinar la correspondencia. Ésto lo puede hacer desde el grupo iniciar combinación de correspondencia y seleccione la herramienta seleccionar destinatarios. 
• Puede crear una base de datos (destinatarios) nueva desde la opción escribir una nueva lista.
• Puede buscar una base de datos existente seleccionando la opción usar una lista existente.
• Puede elegir traer una lista de contactos desde su correo electrónico de outlook desde la opción elegir desde los contactos de outlook.

• Después de ésto se nos habilita la herramienta insertar campo combinado que se encuentra  en el grupo escribir e insertar campos, desde la cual insertaremos el campo combinado que deseamos, pero primero debemos:
• Ubicarnos sobre el lugar del documento principal donde deseamos insertar el campo combinado.
• Posteriormente si nos ubicamos sobre la herramienta insertar campo combinado y damos clic sobre el campo que deseamos agregar.

• Si lo deseamos, dentro del grupo vista previa de resultados podemos encontrar la herramienta vista previa de resultados y desde allí podremos visualizar nuestros documento combinado.

• Por último dentro del grupo finalizar encontramos la herramienta finalizar y combinar y al hacer clic sobre ésta podremos escoger:
• Editar documentos individuales: Nos abrirá en otro documento de word nuestros documentos ya combinados según selección (todos, página actual o por páginas). No olvide guardar su documento principal y el nuevo documento ya combinado.
• Imprimir documentos: Le dará la opción de imprimir en word nuestros documentos ya combinados según selección (todos, página actual o por páginas). No olvide guardar su documento principal. También puedo convertirlos en Pdf desde la opción imprimir.
• Enviar mensajes Electrónicos: Le permitirá enviar por correo electrónico a diferentes destinatarios nuestros documentos ya combinados.

Descargue aquí su documento principal

Descargue con éste link la base de datos para su actividad